書類回収は、
AIに任せて
かんたんに。

オクトンの書類回収プロジェクト管理画面とチャット連携

この案件、いまどこまで進んでる？ 未提出の人が誰か教えて そんなふうにAIに聞きながら、
書類回収をスムーズに進められます。

まずは無料でデモ体験
オクトンの書類回収プロジェクト管理画面とチャット連携

書類回収業務を担当する方へ

書類回収に毎回こんなに
時間をかけていませんか？

補助金申請書類、入社書類、本人確認書類、契約書類など、
必要な書類を案内して、提出状況を確認して、未提出の対象者には催促。
案件が増えるほど、書類回収にかかる手間も大きくなっていきます。

  • 誰に何を依頼したか分からなくなる

    案件ごとに必要な書類が異なり、依頼内容や対応状況の確認に手間がかかる。

  • 提出状況の確認や催促が大変

    未提出の対象者を確認し、一人ひとり連絡するだけでも時間を取られる。

  • 対象者とのやり取りが散らばる

    メールや電話、チャットなどに履歴が分かれ、これまでの対応を追いにくい。

  • 案件が増えるほど管理が複雑になる

    複数案件が同時に進むと、進捗確認や対応漏れが起きやすくなる。

書類回収業務に追われて困っているオクトン

オクトンは、書類回収を一緒に
進めてくれるAIアシスタントです。 オクトンは、書類回収を
一緒に進めてくれる
AIアシスタントです。

「この案件、いまどこまで進んでる？」「未提出の人だけ見せて」など、
AIと一緒に書類を探したり、状況を見たり、次の対応を決めたり。
書類回収に必要な業務を、誰でもかんたんに進められます。

AIと話しながら
書類回収を進められる

  • 書類回収を整理するオクトン

    #01回収が必要な書類や
    次の対応をAIと整理

    回収する書類を確認しながら、ステータスや次の対応をAIが提案。探したい情報もAIがすぐに見つけるので、書類回収をかんたんに進められます。

  • 複数の案件カードを整理して状況を管理するオクトン

    #02提出状況をまとめて
    確認・管理

    誰が、いつ、何の書類を提出したのか。誰が未提出なのか。期日に間に合わせるために、今日誰へ連絡すればいいのかがすぐに分かります。

  • 封筒を持ち、タイマーとカレンダーを使って対象者へのメッセージを届けるオクトン

    #03対象者への連絡も
    AIがサポート

    未提出の人には、いつ、どんな内容で連絡するかをAIが提案。リマインド機能とあわせて、催促のタイミングを逃さず、必要な相手へ連絡できます。

機能紹介

オクトンでできること

書類を集める、状況を確認する、連絡する。毎日の書類回収を、オクトンが使いやすくまとめます。

書類回収の準備画面

AIと一緒に書類回収を
かんたんスタート

始め方はシンプル。「この対象者から、この書類を、いつまでに集めたい。」そんな目的にあわせて、AIと一緒にかんたんセットアップ。回収方法や期日設定も、AIと対話しながら悩まずに決められます。

未提出者への連絡画面

対象者への連絡は
いつものアプリで

LINE、Slack、Chatworkなど各種SNS・チャットツールに対応。日常の業務で対象者とのやり取りに使っている連絡手段をそのまま活用できるので、新しい方法に切り替えず書類回収を続けられます。

案件ごとの書類回収状況画面

誰が、何を、いつ提出したのか、
すぐ見てわかる

誰が、いつ、何の書類を提出したのか、誰がまだ出していないのかを一覧で確認できます。締切に合わせて連絡日を決めたり、案内を送ったり、提出された書類ファイルを即時確認したりできます。

書類と対象者対応の管理画面

提出書類も進捗も、まとめて管理

対象者ごとの提出状況や進捗をダッシュボードで一元管理し、提出された書類はGoogle Driveと連携して管理できます。対象者が増えたり、複数人で運営したりしても、必要な書類や状況は1つの場所ですぐに確認できます。

  • 回収テンプレート

    よく使う書類や回収内容をあらかじめ登録して、すぐに使えます。

  • 回収ステップ設定

    書類回収の流れを、案件に合わせてわかりやすく設定できます。

  • 対象者・メッセージ管理

    対象者情報やこれまでのやり取りを、ひとつの画面で確認できます。

  • Google Drive連携

    提出された書類をGoogle Driveに保存して、そのまま管理できます。

  • LINE・Slack・Chatworkなどのチャット連携

    いつも使っているチャットから、対象者とのやり取りを進められます。

  • Google Meet・ZoomなどのWeb会議連携

    必要に応じてWeb会議の案内や日程調整もスムーズに行えます。

  • 通知・リマインド

    未提出や確認が必要なタイミングを知らせて、対応漏れを防ぎます。

  • タグ・グループ管理

    対象者や案件をわかりやすく整理して、必要な情報を探しやすくできます。

幅広い業種での活用に最適

対象業種・活用シーン

補助金申請代行をはじめ、法律事務所、会計事務所、不動産管理、建設業、
医療・介護施設など幅広い業種での活用に最適です。

  • 不動産・建設

    • 不動産管理・仲介業
    • 建設業・工務店
    • 物流・運送業

  • 医療・福祉

    • 医療機関・クリニック・歯科医院
    • 介護施設・福祉サービス事業者
    • 製薬会社（臨床試験・規制対応）

  • 教育・人材

    • 教育機関・学習塾・予備校
    • 人材紹介・派遣会社
    • 各種申請サポート

  • 製造・技術

    • 製造業（品質管理・認証取得業務）
    • ソフトウェア開発・ITサービス企業
    • 環境関連事業（許認可申請）

  • サービス・小売

    • 飲食チェーン・店舗管理
    • 小売業（取引先管理、契約管理）
    • イベント企画・運営会社

  • 金融・保険

    • ローン申請業務
    • 融資管理
    • 保険申請対応

  • 公共・自治体

    • 自治体業務（申請受付）
    • 公共サービス窓口
    • 対象者書類管理

  • 貿易・輸出入

    • 貿易事務処理
    • 輸出入業務管理
    • 事務手続き代行

  • フランチャイズ

    • 本部と加盟店の書類管理
    • 契約フロー支援
    • 文書業務効率化

  • NPO・法人

    • 補助金申請
    • 活動報告提出
    • 業務フロー最適化

  • 士業・専門サービス

    • 補助金申請代行
    • 法律事務所・司法書士・行政書士
    • 会計事務所・税理士法人

書類回収の負担を、もっと軽く。

導入メリット

オクトンを導入することで、催促や確認にかかる手間を減らし、案件の進み具合も把握しやすくなります。
書類回収に追われる時間を減らして、日々の業務をもっとスムーズに進められます。

  • 書類とパソコンを使って回収状況を確認するイメージ

    催促や確認の手間を、
    もっと少なく

    なかなか書類が集まらない。何度も連絡するのが大変。そんな書類回収の負担を、AIとリマインド機能で軽くします。担当者が一人ひとり確認し続けなくても、スムーズに回収を進められます。

  • 案件ごとの回収ステップ・提出状況・締切を確認する管理画面

    いまの進み具合が、
    すぐわかる

    誰が提出済みで、誰がまだなのか。案件ごとの状況をまとめて確認できます。進み具合を探したり、担当者同士で何度も確認したりする手間を減らせます。

  • パソコンで対象者への対応を行う担当者

    書類回収の前後も、
    まとめて進められる

    書類の提出だけでなく、その後の連絡やWeb会議などもオクトン上でスムーズにつなげられます。いくつものツールを行き来する手間を減らし、日々の業務をシンプルにできます。

オクトン導入後の改善効果

  • 未提出者を確認する時間

    15分1分

    AIが提出状況を整理してくれるので、誰がまだ出していないのか、次に誰へ連絡すべきかをすぐに確認できます。案件が増えても確認がスムーズです。

  • 保存した書類を探す時間

    5分数秒

    探したい対象者や書類をAIに伝えるだけで、必要なファイルをすぐに見つけられます。フォルダを何度もたどる必要がありません。

  • 催促のための連絡回数

    5回1回

    AIが提出状況を見ながら、連絡する相手やタイミングを提案。決めた日に案内や催促を送れるので、手動で連絡する回数を大きく減らせます。

  • 期限内の回収率

    65%95%

    AIが未提出者や次に必要な対応を整理し、必要な相手への連絡をサポート。締切までの回収状況を見ながら、遅れを防ぎやすくなります。

書類対応に追われるオクトン

料金プラン

シンプルで分かりやすい料金体系。
ご利用規模に応じて最適なプランをご提案いたします。

1案件あたり 月額

2,000円（税込2,200円）

  • 初期費用0円
  • クレジットカード・銀行振込に対応
まずは無料でデモ体験

※1案件＝お客様1名（1社）分の書類回収のことです。

※料金は、その月にオクトンから自動メッセージ（LINE等での書類回収の案内・リマインドなど）が送信された案件数で決まります。メッセージの送信がない月は、その案件の料金はかかりません。

※AI-OCR（書類の自動読み取り・判定）やAIによるステップ自動進行・自動応答などのAI機能をご利用の場合は、内容に応じて別途お見積もりとなります。

よくある質問

オクトンについてのよくある質問をまとめました。ご検討にお役立てください。

Qどんな書類の回収に使えますか？
A

補助金申請に必要な書類をはじめ、申込書、本人確認書類、契約書類など、さまざまな書類回収に利用できます。業種や用途に合わせて、必要な書類や回収方法を設定できます。

Q回収したい対象者とは、SNSでやり取りしているのですが、オクトンと連携できますか？
A

はい。LINE、Slack、Chatworkなどと連携できます。普段使っているツールを活用しながら、対象者への案内や書類回収を進められます。

Q対象者ごとに集める書類が違うのですが、対応できますか？
A

はい。対象者や案件ごとに必要な書類や回収の流れを設定できます。それぞれのケースに合わせて、柔軟に書類回収を進められます。

QAIには、どんなことを聞けるのでしょうか？
A

「この案件、いまどこまで進んでる？」「未提出の人だけ見せて」など、書類回収に関することをAIに聞けます。必要な情報を確認しながら、そのまま業務を進められます。

Q対象者に書類を提出してもらうとき、オクトンへの登録は必要ですか？
A

登録は不要です。対象者側の負担をできるだけ増やさず、かんたんに書類を提出できる仕組みになっています。利用方法や提出の流れについては、導入時にご案内します。

Q複数の担当者で同じ案件を管理することはできますか？
A

はい。複数の担当者で案件や対象者の状況を共有しながら利用できます。担当者が変わっても、これまでの進捗ややり取りを確認できます。

Qいま使っている書類回収の流れを、そのままオクトンで使えますか？
A

はい。必要な書類や回収ステップを設定できるため、現在の業務フローに合わせて利用できます。今の進め方を大きく変えずに導入することも可能です。

オクトンを試してみませんか？

デモ体験申込

必要事項をご入力の上、送信してください。
導入に関するご質問・お問い合わせはこちらよりお送りください。

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